Agile,Coach,Facilitator Skill,Retrospective

3 by 5 Technique สำหรับ Retrospective

เมื่อวานผมได้มีโอกาสไปเข้าร่วม MeetUp ของทางกลุ่มคนที่มีชื่อว่า Sprint3r จะว่าไปผมก็ได้เข้าไปร่วมคิด ร่วมพูดคุยกับกลุ่มนี้มานาน ได้เห็นวิธีคิดวิธีการทำงานของกลุ่มนี้ รวมทั้งได้รับความรู้มาก็มาก แต่ก็ไม่ค่อยได้ช่วยคืนอะไรกับให้แก่กลุ่มสักเท่าไหร่ เอาเป็นว่าอยู่ในกลุ่มนี้แล้วสนุก แถมได้ความรู้ในตอนนี้ผมก็พอใจแล้ว สิ่งนึงที่คุยกันเมื่อวานคือการหา Sprint3r’s Value ซึ่งมี 2 ข้อใน Value ที่มีการพูดคุย (แต่ยังไม่ Final) ที่ผมชอบคือ การที่เราจะ Contribute กลับสู่ Community และการที่เราไม่หวงความรู้ ผมเลยมองว่าการที่ผมสามารถเอาความรู้อะไรบางอย่างมาเล่าให้ฟังก็อาจจะเป็นการทำอะไรในนาม Sprint3r บ้างเหมือนกัน จุดที่น่าสนใจในมุมผมที่สามารถนำมาแชร์ได้จากสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อวาน ก็คือ Technique นึงที่เขาเรียกกันว่า 3 by 5 (ลองค้นหาใน Google แล้วไม่มี) เลยจะขออนุญาตเอามาเล่าให้ฟังกันครับ

เกริ่นที่มาที่ไป

จริง ๆ แล้ว MeetUp ที่เกิดขึ้นเมื่อวานเกิดขึ้นจากปัญหาใหญ่บางอย่าง ที่สะเทือนความรู้สึกของหลาย ๆ ในกลุ่ม เราเลยคิดว่าถึงจุดที่เราต้องมาคุยกัน เพื่อหาว่าเราควรจะเดินทางกันต่อด้วยข้อตกลง หรือวิธีการอย่างไร เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเดิม ๆ นั้นซ้ำอีก เมื่อเปิดประเด็นที่จะคุยเรื่องนี้ สิ่งนึงที่ผมในฐานะคนในทีมกังวล ก็คือ กลุ่มเราเป็นกลุ่มที่ใหญ่พอสมควร (ประมาณ 25 คน) การจะคุยอะไรเพื่อหา Consensus ก็จำเป็นต้องใช้เวลาเยอะพอสมควร ซึ่งเราทุกคนไม่มี ไม่งั้นคงได้คุยเรื่องเดียวนี้ยันเที่ยงคืนแน่ ๆ ถึงจุดนี้ @juacompe เจ้าของกระทู้ จึงเสนอว่าเราจะลองหาสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหานี้ด้วยวิธีการที่ชื่อว่า “3 by 5” กันดู

คุยกันเรื่อง Rule’s สักหน่อย

แน่นอนว่าตัวผมเองได้ยินชื่อ Technique นี้เป็นครั้งแรก อาการผมคงจะแสดงออกว่า ไม่รู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง และ @juacompe คงจะมองเห็นจึงถามขึ้นมาในห้องว่ามีใครที่ไม่รู้จัก หรือไม่เคยทำ Technique นี้บ้าง ผมจึงเป็นคนแรก ๆ ที่รีบยกมือเพื่อจะได้รู้ก่อนว่าเราจะทำอะไร เลยได้เกิด Section เล็ก ๆ ในการอธิบาย โดยกฏในเบื้องต้นที่เราจะทำต่อมีดังนี้

  1. เขียน Post-It คนละ 1 ใบ
  2. จับคุู่ Share สิ่งที่ตัวเองเขียน
  3. ให้คะแนน
  4. สลับคู่ สัก 2 – 3 รอบ
  5. ค่อยมาว่ากันต่อ

ว่าแล้วก็เริ่มกันเลย

เขียนความรู้สึกลงบน Post It คนละใบ

จริง ๆ แล้วสิ่งที่จะเขียนลงไปใน Post-It สำหรับวิธีการแบบนี้ ไม่ได้แน่นอนตายตัว ขึ้นอยู่กับเราอยากได้ feedback อะไร แต่ด้วยโจทย์ที่เราต้องการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น รวมทั้งหลังจากมีการถกกันถึงหัวข้อที่จะเขียน เราได้ข้อสรุปว่าให้เขียน 2 เรื่อง โดยด้านหน้าของ Post-It ให้เขียน “ทำไมเราถึงต้องแคร์เวลาที่มีปัญหานี้เกิดขึ้น” และด้านหลัง Post-It ให้เขียน “เพราะอะไรที่จะทำให้เกิดเรื่องนี้ขึ้นอีก” จะเห็นได้ว่า เรามีการพูดคุยกับก่อน ว่าเราจะเขียนอะไร ซึ่งก็ทำให้เห็นได้ว่ามันขึ้นอยู่กับ Context ของปัญหา หรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริง ๆ โดยแน่นอนว่า เราต้องมีการกำหนด Time-box ของการเขียนด้วย หลังจากแต่ละคนเขียนเสร็จแล้วให้เอา Post-It แป๊ะหน้าผากไว้นะครับ (อันนี้น่าจะเป็นมุขให้รู้ว่าเขียนเสร็จอะนะครับ ไม่ต้องเอาไปใช้ก็ได้)

จับคู่ Share ความรู้สึกที่เขียน และแบ่งคะแนนกัน

หลังจากที่ทุกคนเขียนเสร็จ @juacompe ก็ให้ทุกคนจับคู่กัน โดยเป้าหมายของการจับคู่กัน คือให้แชร์สิ่งที่ตัวเองเขียน ทั้งสิ่งที่เขียนด้านหน้า เพื่อให้เข้าใจกันว่าทำไมเราถึงแคร์กับเรื่องนี้ และสาเหตุที่ทุกคนคิดว่าจะทำให้เกิดเหตุการณ์นี้อีก โดยที่ทุก ๆ คู่จะมีคะแนนในแต่ละคู่อยู่ที่ 5 คะแนน (สำหรับคนที่ไม่มีคู่สามารถไปจับกับคู่อื่น ๆ ให้เป็นกลุ่ม 3 คนได้ โดยมีคะแนนให้อยู่ที่ 7 คะแนนแทน) หลังจากแต่ละคน Share ของกันและกันแล้ว ให้ทุกคนประเมิณว่าเราจะแบ่งคะแนนที่มี (5 คะแนนสำหรับคู่ และ 7 คะแนนสำหรับกลุ่ม 3 คน) ให้กับ Post-It ของใครจำนวนเท่าไหร่ แล้วเขียนคะแนนลงบน Post-It นั้น ๆ

สลับใบกัน แล้วไปทำแบบนี้อีก

ซึ่งจริง ๆ @juacompe ได้แจ้งให้ทุก ๆ คู่รู้ว่าหลังจากให้คะแนนแล้ว ทุก ๆ คู่จะต้องสลับ Post-It กัน แล้วเอา Post-It ที่เราได้รับมาไปหาคู่จับใหม่ แล้ว Repeat ขั้นตอนที่อยู่ในข้อก่อนหน้านี้ ส่วนผมเองก็ยังสงสัยอยู่ว่าทำไมต้องสลับใบกันหล่ะ ถึงจุดนี้ @juacompe ก็ให้ข้อมูลว่าการสลับ Post-It ก็เพื่อให้เรา Focus ใน Content ที่เราจะต้องเอาไปอธิบายให้คนที่เราจะไปคุยในรอบต่อไป และให้เกิด Ownership ในใบนั้น ๆ รวมถึงการสละ Ownership ในใบที่เราเขียนด้วย ซึ่งในทุก ๆ รอบที่เราคุยกันจะต้องเขียนตัวเลขลงไปด้วยเสมอ ซึ่งอาจจะทำตรงนี้จำนวนสัก 3 รอบ หรือตามความเหมาะสมของเวลาและจำนวนคน (ซึ่งในเหตุการณ์จริงทำได้แค่ 2 รอบ)

#ขออธิบายด้วยตัวอย่าง (ขอบคุณน้องแทนใจสำหรับ Feedback)

สมมติว่าคนที่เข้ากิจกรรมนี้มี ผม มีแทน มีพี่รุ่ง และยิ้ม ทั้งหมด 4 คน แต่ละคนเขียนคนละใบ
– จับคู่รอบแรก ผมคู่กับแทน พี่รุ่งคู่กับยิ้ม
– ผมอ่านของผมให้แทนฟัง แทนอ่านของแทนให้ผมฟัง ยิ้มกับรุ่ง ก็ทำเหมือนกันกันคู่ของตัวเอง
– ผมกับแทนมี 5 คะแนน
– ผมกับแทนคุยกันแล้วชอบ Post-It ของแทนมากกว่าของผมเราแบ่งคะแนนกัน Post-It ของผมได้ 1 แทนไ้ด 4 (รวมกันได้ 5)
– ผมสลับ Post-It กับแทน เพราะฉะนั้นผมถือ Post-It ที่แทนเขียน (4 แต้ม) แทนถือ Post-It ที่ผมเขียน (1 แต้ม)
– ผมถือใบของแทนไปจับคู่กับพี่รุ่ง อธิบายใบของแทนให้พี่รุ่งฟัง (และแน่นอนพี่รุ่งอธิบายใบของยิ้มให้ผมฟัง)  รวมถึงให้คะแนนใบในมือของผมกับพี่รุ่ง (รวมกันเท่ากับ 5) เช่นรอบนี้ผมกับพี่รุ่งคุยกันว่าใบที่พี่รุ่งถือมาแสดงออกได้ชัดกว่าแต่ไม่มาก เลยให้ 3 คะแนน เพราะฉะนั้น อีก 2 คะแนน ก็ไปอยู่ที่ใบที่ผมถือมา ซึ่งจบตรงนี้ก็จะมีตัวเลข 2 ตัวบน Post-It แต่ละใบ แล้วผมกับพี่รุ่งก็สลับใบกัน อย่างของที่พี่รุ่งถืออยู่ตอนนี้ (ซึ่งได้มาจากผม แต่เขียนโดนแทน) ก็จะมีตัวเลข 4 จากรอบแรก และ 2 จากรอบที่ 2

เอาที่คะแนนสูง ๆ มาคุยกัน

หลังจากได้จำนวนรอบที่คุยกันตามเหมาะสมแล้ว ให้ทุกคนรวมคะแนนของแต่ละ Post-It ตามที่ได้มาจากทุก ๆ รอบ ถึงจุดนี้ @juacompe ก็เริ่มถามว่ามีใบไหนที่ได้ 10 คะแนนไหม (ทำ 2 รอบคะแนนสูงสุดน่าจะประมาณนี้) ซึ่งในรอบนี้ไม่มีใบไหนได้ 10 คะแนนเลย จึงถามต่อว่า มีใบไหนได้ มากกว่า 7 คะแนนไหม จำได้ว่าได้มาประมาณ 4 – 5 ใบ เมื่อได้มาจำนวนนึงจึงให้แต่ละคนที่ถือใบที่คะแนนมากกว่า 7 นั้นเล่าว่าใบนั้นเขียนไว้ว่ายังไงทีละใบจนหมด ซึ่งตัวผมเองเข้าใจไปว่านี่คือการเลือก Information ที่อย่างน้อย 4 คน หรือ 2 คู่ (ตามจำนวนรอบ) ให้คะแนนสูง เพราะน่าจะมองว่าตรงกับปัญหาที่เกิดขึ้นมากที่สุด เพื่อให้ Balance เรื่องเวลาและจำนวนคน ซึ่งมาถึงจุดนี้ สิ่งที่ทุกคนได้ยิน ถึงจะไม่ได้เป็นข้อสรุปที่เกิดจากทีม แต่ก็ทำให้ทุกคนในทีม ได้เห็นถึงอะไรบางอย่าง

จับประเด็นจากสิ่งที่อ่าน

ถึงตรงนี้ @juacompe ก็เอาประเด็นที่สามารถจับได้ มาดึงกับทุกคน โดยการโยนคำถามว่าจากใบที่ถูกเลือกทั้งหมด สิ่งที่ทุกคนได้เห็นความคิดต่าง ๆ เราสามารถจับประเด็นไหนได้บ้าง ซึ่งก็จะเกิดการ List สาเหตของปัญหาที่น่าจะเป็น Root Cause จริง ๆ มาถึงตรงนี้พวกผมใช้เวลากันประมาณ 30 นาที แต่สิ่งสำคัญที่ได้คือ การที่สามารถทำให้คนประมาณ 25 คน ได้เห็นถึงมุมมอง และความคิดเห็นบางอย่าง ที่เกิดจากทีมเอง ซึ่งในมุมของผมมันดูเป็นการที่ใช้เวลาอย่างคุ้มค่าพอสมควรเลย

สรุปประเด็น

คงต้องบอกจริง ๆ ว่าสิ่งที่ผมประทับใจในวิธีการนี้จนเอามันมาเขียน Blog เพราะจากประสบการณ์แล้ว การทำ Workshop อะไรแบบนี้กับคน 25 คน เป็นอะไรที่วุ่นวาย ยิ่งถ้าเป็นกิจกรรมที่ทำร่วมกันเพื่อจะให้ทุกคนได้แชร์ความคิด แชร์ความรู้สึก และได้สังเกตเห็นอะไรบางอย่างด้วยแล้วนั้น ยิ่งต้องใช้เวลาพอสมควรเลย แถมวิธีนี้ยังเป็นวิธีที่ให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมจริง ๆ และสนุกกับการทำกิจกรรม การได้มาเห็น Technique ใหม่ ๆ แบบนี้ ก็น่าจะทำให้ผมสามารถเอาไปลองใช้กับกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องทำในฐานะ Facilitator ได้ดีขึ้น ที่เหลือก็คงเป็นเรื่องที่ต้องเอาไปลองทำในสถานการณ์ต่าง ๆ ดู อย่างที่คำแถลงการของ Sprint3r ว่าไว้

เราคือกลุ่มคน ที่เชื่อว่า การ Software ต้องสนุก และ เราเชื่อในการลงมือทำและฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง

 

 

 

 

 

 

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s